SOALJAWAB : PERANAN DAN TUGAS SETIAUSAHA SYARIKAT


Salam Tuan,

... saya cuba menerangkan

Quote:
1) Boleh tak senaraikan diantara tugas-tugas seorang setiusaha syarikat? Bukannya apa, kadang2 saya rasa dalam dilemma jugak. Ada masa saya mintak tolong dari setiusaha syarikat, ada benda yang dia buat dan ada perkara yang dia taknak buat. Sebagai contoh, ada baru2 ni saya mintak dia buat lesen kewangan, dia kata dah tak buat servis tu...kalau buat pun lepas sebulan...Boleh ke dia bertindak sedemikian sedangkan kita bayar servis dia monthly...
Setiap Syarikat Sdn. Bhd. ... wajib untuk melantik Setiausaha Syarikat selaras dengan kehendak Akta Syarikat Seksyen 139. Begitu juga dengan Juruaudit ... dah termaktub didalam Akta.

Setiausaha Syarikat berfungsi sebagai Penasihat Syarikat berkaitan dengan Undang-undang Syarikat, Pematuhan dan Prosedur supaya pihak Syarikat mematuhi kehendak dan peraturan2 yg telah ditetapkan. Setiausaha Syarikat juga bertanggungjawab dalam memberi khidmat nasihat kepada Pengarah, Pemegang Saham dan Syarikat amnya.

Peranan dan Tanggungjawab Setiausaha ... pada kebiasaanya akan dinyatakan didalam Letter of Engagement ... iaitu surat perlantikkan Setiausaha Syarikat dengan pihak Syarikat. Disitu telah diterangkan bidang dan tugas2 Setiausaha tersebut. Antara pekara2 yg dinyatakan adalah Skop dan Tanggungjawab, Yuran Setiausaha dsb.

Untuk maklumat yg lebih lanjut mengenai Peranan dan Tanggungjawab Syarikat boleh encikz melayari website dibawah:

a. http://www.maicsa.org.my/good_governance_guides_21.aspx
... atau diblog saya ... antaranya (Bahasa Melayu)
a. http://caon9-syarikat.blogspot.com atau disini pun boleh ... http://ca2on9-biz.blogspot.com


Mengenai Setiausaha Syarikat Tuan ... mungkin beliau tidak menawarkan perkhidmatan pendaftaran kewangan. Pendafaftaran MOF ini adalah satu bidang kerja yang lain dan bukan semua Setiausaha menawarkan perkhidmatan ini. Pandangan saya ... Tuan boleh mencari mereka yg boleh membuat pendaftaran MOF ini.


Quote:
2) Apabila kita mintak dokumen dari SU syarikat, adakah kita perlu bayar asing cas mendapatkan dokumen itu atau sudah termasuk dalam monthly charge. Saya ada juga mintak dokumen untuk buat loan, kadang2 beberapa salinan. Adakah perlu saya bayar.

Untuk makluman Dokumen2 dan kerja2 lain ... akan dicaj berasingan. Yuran Setiausaha yg kita bayar tu ... hanyalah semata2 yuran sahaja ... iaitu Upah kerana menjadi Setiausaha Syarikat kita. Selagi kita mempunyai Setiausaha Syarikat ... selagi itulah kita akan membayar yuran tersebut. Maaf ... memang telah menjadi peraturannya ... tiada pengecualian.

Didalam dunia yang nyata ... Setiausaha Syarikat ini adalah golongan yang profesional dan terlatih. Oleh yg demikian ... apabila Syarikat melantik Setiausaha Syarikat ... maka upah atau Yuran Setiausaha akan dikenakan. Tiada diantara mereka yang sanggup menjadi Penasihat Syarikat ... secara percuma. Begitu juga kalau Syarikat melantik Juruaudit Syarikat ... pihak Syarikat wajib membayar tugas yang mereka telah lakukan ... cuma bezanya tugas Juruaudit ini hanyalah setahun sekali sahaja.

Didalam Akta juga telah menerangkan bahawa Setiausaha Syarikat adalah merupakan salah seorang Pegawai didalam Syarikat ... dan mereka juga boleh dikenakan tindakan oleh SSM keatas kesalahan yg dilakukan ... seperti tidak menjalankan tugas yang sempurna selaras kehendak Akta Syarikat.


Quote:
3) Adakah kita boleh call bila2 masa SU syarikat ni dan dia pula perlu menjawab setiap call atau SMS kita? Banyak kali call tak dapat dan SMS pun tak reply.
Secara teknikal ... kita boleh berhubung dan bekerjasama dengan Setiausaha Syarikat pada waktu dan masa yang telah ditetapkan. Ini boleh dirujuk didlam Borang 44 ... iaitu Borang Pendaftaran Alamat Syarikat. Didalam Borang ini telah dinyatakan juga waktu dan masa pejabat berdaftar dibuka dan ditutup.

... tentang call dan sms tak jawab tu ... maaf saya tak boleh komen ... Pandangan saya ... cuba berbincang secara baik dengan Setiausaha Syarikat Tuan ... cara terbaik bagi menyelesaikan pekara tersebut ... insyallah ..ok


Quote:
4) Jika masalah diatas itu sebenarnya kelemahan SU syarikat yang dilantik, bagaimana cara nak menukar SU syarikat kepada SU syarikat lain yang boleh diharap? Apa prosedurnya. Untuk makluman, saya baru menggunakan khidmat mereka dalam 4 bulan.
Pihak Lembaga Pengarah mempunyai kuasa dan kata putus untuk melantik dan memecat Setiausaha Syarikat ... ini termasuk juga dengan Juruaudit dan juga Agen Cukai Syarikat.

Dari segi undang ... pihak Syarikat perlu mengadakan Mesyuarat bagi pemecatan Setiausaha dan melantik Setiausaha yang baru. Surat Pemecatan tersebut hendaklah diserahkan kepada Setiausaha Syarikat lama. Bagi pihak Setiausaha Syarikat baru pula ... apabila menerima Surat Perlantikan ... beliau perlu membuat "Profesional Clearance" dengan menghantar surat kepada Setiausaha Syarikat yg lama.

... Bahasa mudah ... Tuan hanya perlu berjumpa Setiausaha Syarikat yg baru. Beliau akan menguruskan semua pekara2 yang berkaitan ... cukup mudah ... cuma perlu diingatkan ... apabila kita hendak menukarkan Setiausaha Syarikat ... pastikan tiada amaun terhutang lagi dengan mereka ... sebab ianya akan merumitkan lagi proses pemindahan.


Quote:
5) Ada kenalan saya menggunakan khidmat lawyer sebagai SU syarikat, apa PRO's and CON's? Terima kasih En Radzi.
Akta Syarikat telah menetapkan hanya mereka dibawah sahaja yang boleh bertindak menjadi Setiausaha Syarikat ... selaras dengan kehendak Akta Syarikat 139A.

1. The Malaysian Association of The Institute of Chartered Secretaries and Administrators (MAICSA)
2. Malaysian Association of Company Secretaries
3. The Malaysian Bar - Peguam
4. The Malaysian Institute of Accountants (MIA)- Akauntan
5. Malaysian Association of Certified Public Accountants (MACPA)- Akauntan
6. The Sabah Law Association - Peguam
7. The Advocates' Association of Sarawak - Peguam

Pandangan saya ... pihak Lembaga Pengarah ... pada kebiasaanya akan menilai dan membuat keputusan yg sewajarnya dalam melantik Setiausaha Syarikat ... bersesuaian dengan kehendak dan matlamat mereka.

Disini ... saya cuba memberi PANDUAN sebaik mungkin dalam isu melantik Setiausaha Syarikat:

a. Disiplin. Pastikan mereka yg dilantik mempunyai displin dan etika kerja yang baik dan boleh dipercayai. Sebagai contoh terdapat Setiausaha Syarikat tidak menjalan tugas mereka dengan baik. Antara masalah sering dihadapi Syarikat ... susah dihubungi, terlalu lambat mendapat maklumbalas ... yang paling teruk ... ambil duit tapi kerja tak buat ... terdapat pula ada yang tak pernah kenal antara satu sama lain ... asyik dapat bil sahaja selalu

b. Kemampuan. Telah menjadi trend ketika ini bagi pihak Syarikat mencari Setiausaha Syarikat yang boleh memberikan khidmat nasihat secara efektif bagi dari segi peraturan dan procedur Akta Syarikat dan lain2 bahagian. Kebanyakkan Syarikat mencari Setiausaha yang juga boleh menasihatkan mereka dari sudut PERCUKAIAN, PERAKAUNAN dan PENGAUDITAN.

Sebagai contoh ... pihak Syarikat akan menjadi lebih "prihatin" ... bila perniagaan mereka memperolehi Untung perniagaan yang besar. Sudah tentu Cukai yg akan dikenakan tinggi. Kebanyakkan mereka akan berusaha mencari jalan dalam memaksimakan keuntungan tapi pada masa yg sama cuba mengurangkan CUKAI sebaik mungkin. Cukai ini termasuklah Cukai Individu dan juga Cukai Syarikat. Oleh yg demikian carilah Setiausaha Syarikat yg kita yakin mampu memberikan khidmat nasihat dalam pelbagai bidang.

c. Yuran ... adakah nilai yg dibayar tersebut berbaloi dengan tugas yg diberikan. Pada ketika ini kebanyakkan pihak Setiausaha Syarikat berlumba2 untuk menaikkan Yuran Setiausaha mereka. Antara faktor yg paling utama ... adalah kos yg telah meningkat... Dahulu terdapat sesetengah Setiausaha Syarikat tidak perlu untuk pergi kursus ... tapi kini tidak ... pihak SSM contohnya telah menetapkan supaya mereka mengumpulkan mata (point) yg telah ditetapkan dengan menghadiri kursus2. Ini sudah tentu kos bagi mereka.

d. Amanah. Terdapat juga Setiausaha yg mengenakan caj yg tidak berpatutan. Sebagai contoh dalam kes Kompaun dan Penalti... terdapat antara mereka mengenakan kompaun yg berlebihan daripada asal. Katakan kompaun tersebut Rm1,000 dari SSM ... ada yg meletakkan dam mark-up sampai RM2,500. Sepatutnya ... ianya haruslah "back to back basis" ... iaitu sama seperti nilai asal. Disini ... cuba dapatkan surat kompaun atau Akta yang merujuk kepada pekara tersebut.

e. Tolak Ansur. Pada hakikatnya ... bukan semua Syarikat boleh terus berjaya apabila ditubuhkan. Terdapat Syarikat yg masih belum aktif, ada juga yang belum stabil. Ini seterusnya mempengaruhi faktor kewangan Syarikat. Pada kebiasaanya apabila Syarikat mengalami masalah kewangan ... ada diantara mereka hanya mampu membayar bil2 dari Setiausaha Syarikat setakat yg termampu. Disebabkan ini juga terdapat Syarikat yg gagal untuk membuat Audit Tahunan.

Setiausaha Syarikat ... haruslah menasihatkan pihak Syarikat dalam isu2 pematuhan seperti membuat Audit Tahunan dan juga Pelaporan Cukai Tahunan. Kalau boleh berkerjasama dengan pihak Syarikat bagaimana pihak Syarikat berkemampuan untuk membuat Audit Tahunan dan Cukai. Mungkin mencadangkan dalam bentuk sistem ansuran atau kredit bagi tempoh bersesuaian. Jangan terlalu tamak hingga menyusahkan pihak Syarikat.

Pihak Setiausaha Syarikat juga haruslah memainkan peranan sebaik mungkin dalam mengelakkan kompaun dan penalti dari SSM atas kegagalan mengadakan Mesyuarat Agung dan menyerahsimpan Laporan Tahunan (Annual Return). Sekiranya kompaun telah dikenakan oleh pihak SSM ... cuba dapat pengurangan sebaik mungkin.

... pastikan anda mendapat nilai yg bebaloi tehadap wang anda..

p/s: harap ini membantu

3 comments:

athirra said...

Assalamualaikum.

Saya Nur Athirra Mohd Rozi, pelajar UiTM Shah Alam, kursus Pengurusan Hartanah.

Saya dan rakan telah diberi tugasan berkaitan keperluan sesebuah firma penilaian (Valuation firm) utk melantik 'company secretary', accountant, and auditors. Kami turut ditugaskan utk mencari rasionalnya melantik ketiga-tiga pihak berkenaan bagi sesebuah firma tersebut.

Di dalam carian saya di internet, saya ada terbaca penulisan encik di blog berkenaan Akta Syarikat, berkaitan Kod Etika Setiausaha Syarikat,Dan jika encik tidak keberatan, saya ada beberapa soalan utk ditanya.

1. Adakah Setiausaha Syarikat diwajibkan dibawah SSM bagi setiap syarikat bertaraf Sdn Bhd? (Adakah sesebuah syarikat itu tidak boleh didaftarkan sekiranya tidak mempunyai Setiausaha Syarikat?)

2. Mengikut kefahaman saya dari pembacaan, Setiausaha adalah individu berlesen yg dilantik oleh sesebuah syarikat itu utk menjalankan skop-skop kerja tertentu. Adakah Setiausaha Syarikat yg dimaksudkan, bekerja di dalam syarikat yg sama bertindak sebagai setiausaha kpd syarikat itu sahaja, atau menjalankan operasi di firma beliau sendiri, yang mengendalikan beberapa syarikat lain yang melantik beliau?

3. Bagaimana pula dengan khidmat juruaudit dan akauntan, adakah mereka dari 2 syarikat/firma yang berbeza, atau hanya satu syarikat/firma yang menjalankan khidmat pengauditan dan akauntan utk sesebuah syarikat yang telah melantik mereka?


Sekiranya encik tidak keberatan, kerjasama dari pihak encik amatlah saya hargai.
Di harap dengan pertolongan encik, kami dapat melaksanakan tugasan kami dengan lebih sempurna.

Sekian, Terima Kasih.


-Nur Athirra-

Anonymous said...

how to view answer for miss athirra question? need to know

Fatin nur izzani ahmad faizal said...

salam,, saya ingin bertanya ? boleh tolong senarai bidang tugas yang ada dalam organisasi

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...
back to top