SOAL JAWAB : PERANAN DAN TUGAS SETIAUSAHA SYARIKAT

Salam Tuan,

Quote:

1) Boleh tak senaraikan antara tugas-tugas seorang setiausaha syarikat? Bukannya apa, kadang-kadang saya rasa dalam dilema juga. Ada masa saya mintak tolong dari setiausaha syarikat, ada benda yang dia buat dan ada perkara yang dia tak nak buat. Sebagai contoh, ada baru-baru ini saya minta dia buat lesen kewangan, dia kata dah tak buat servis tu, kalau buat pun lepas sebulan. Boleh ke dia bertindak sedemikian sedangkan kita bayar servis dia monthly?

Saya cuba menerangkan.

Setiap Syarikat Sdn. Bhd. wajib untuk melantik Setiausaha Syarikat selaras dengan kehendak Akta Syarikat Seksyen 139. Begitu juga dengan Juruaudit, dah termaktub di dalam Akta.

Setiausaha Syarikat berfungsi sebagai Penasihat Syarikat berkaitan dengan Undang-undang Syarikat, Pematuhan dan Prosedur supaya pihak Syarikat mematuhi kehendak dan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan. Setiausaha Syarikat juga bertanggungjawab dalam memberi khidmat nasihat kepada Pengarah, Pemegang Saham dan Syarikat amnya.

Peranan dan Tanggungjawab Setiausaha pada kebiasaanya akan dinyatakan di dalam Letter of Engagement, iaitu surat perlantikkan Setiausaha Syarikat dengan pihak Syarikat. Di situ telah diterangkan bidang dan tugas-tugas Setiausaha tersebut. Antara perkara-perkara yang dinyatakan adalah Skop dan Tanggungjawab, Yuran Setiausaha dsb.

Untuk maklumat yang lebih lanjut mengenai Peranan dan Tanggungjawab Syarikat, encik boleh melayari website di bawah:

a. http://www.maicsa.org.my/good_governance_guides_21.aspx

    atau di blog saya, antaranya (Bahasa Melayu)

a. http://caon9-syarikat.blogspot.com atau di sini pun boleh: http://ca2on9-biz.blogspot.com

Mengenai Setiausaha Syarikat Tuan, mungkin beliau tidak menawarkan perkhidmatan pendaftaran kewangan. Pendafaftaran MOF ini adalah satu bidang kerja yang lain dan bukan semua Setiausaha menawarkan perkhidmatan ini. Pandangan saya,Tuan boleh mencari mereka yang boleh membuat pendaftaran MOF ini.

Quote:

2) Apabila kita minta dokumen dari SU syarikat, adakah kita perlu bayar asing caj mendapatkan dokumen itu atau sudah termasuk dalam monthly charge. Saya ada juga minta dokumen untuk buat loan, kadang-kadang beberapa salinan. Adakah perlu saya bayar?

Untuk makluman, dokumen-dokumen dan kerja-kerja lain akan dicaj berasingan. Yuran Setiausaha yang kita bayar tu hanyalah semata-mata yuran sahaja iaitu Upah kerana menjadi Setiausaha Syarikat kita. Selagi kita mempunyai Setiausaha Syarikat, selagi itulah kita akan membayar yuran tersebut. Maaf, memang telah menjadi peraturannya, tiada pengecualian.

Di dalam dunia yang nyata, Setiausaha Syarikat ini adalah golongan yang profesional dan terlatih. Oleh yang demikian, apabila Syarikat melantik Setiausaha Syarikat, maka upah atau Yuran Setiausaha akan dikenakan. Tiada di antara mereka yang sanggup menjadi Penasihat Syarikat secara percuma. Begitu juga kalau Syarikat melantik Juruaudit Syarikat. Pihak Syarikat wajib membayar tugas yang mereka telah lakukan. Cuma bezanya, tugas Juruaudit ini hanyalah setahun sekali sahaja.

Di dalam Akta juga telah menerangkan bahawa Setiausaha Syarikat adalah merupakan salah seorang Pegawai di dalam Syarikat dan mereka juga boleh dikenakan tindakan oleh SSM ke atas kesalahan yang dilakukan seperti tidak menjalankan tugas yang sempurna selaras kehendak Akta Syarikat.

Quote:

3) Adakah kita boleh call bila-bila masa SU syarikat ini dan dia pula perlu menjawab setiap call atau SMS kita? Banyak kali call tak dapat dan SMS pun tak reply.

Secara teknikal, kita boleh berhubung dan bekerjasama dengan Setiausaha Syarikat pada waktu dan masa yang telah ditetapkan. Ini boleh dirujuk di dalam Borang 44 iaitu Borang Pendaftaran Alamat Syarikat. Di dalam Borang ini telah dinyatakan juga waktu dan masa pejabat berdaftar dibuka dan ditutup.

Tentang call dan sms tak jawab tu, maaf saya tak boleh komen. Pandangan saya, cuba berbincang secara baik dengan Setiausaha Syarikat Tuan, cara terbaik bagi menyelesaikan perkara tersebut. In syaa Allah, ok.

Quote:

4) Jika masalah di atas itu sebenarnya kelemahan SU syarikat yang dilantik, bagaimana cara nak menukar SU syarikat kepada SU syarikat lain yang boleh diharap? Apa prosedurnya? Untuk makluman, saya baru menggunakan khidmat mereka dalam 4 bulan.

Pihak Lembaga Pengarah mempunyai kuasa dan kata putus untuk melantik dan memecat Setiausaha Syarikat. Ini termasuk juga dengan Juruaudit dan juga Agen Cukai Syarikat.

Dari segi undang-undang, pihak Syarikat perlu mengadakan Mesyuarat bagi pemecatan Setiausaha dan melantik Setiausaha yang baru. Surat Pemecatan tersebut hendaklah diserahkan kepada Setiausaha Syarikat lama. Bagi pihak Setiausaha Syarikat baru pula, apabila menerima Surat Perlantikan, beliau perlu membuat "Profesional Clearance" dengan menghantar surat kepada Setiausaha Syarikat yang lama.

Bahasa mudah, Tuan hanya perlu berjumpa Setiausaha Syarikat yang baru. Beliau akan menguruskan semua perkara-perkara yang berkaitan. Cukup mudah, cuma perlu diingatkan, apabila kita hendak menukar Setiausaha Syarikat, pastikan tiada amaun terhutang lagi dengan mereka sebab ianya akan merumitkan lagi proses pemindahan.

Quote:

5) Ada kenalan saya menggunakan khidmat lawyer sebagai SU syarikat, apa PRO's and CON's? Terima kasih En Radzi.

Akta Syarikat telah menetapkan hanya mereka di bawah sahaja yang boleh bertindak menjadi Setiausaha Syarikat, selaras dengan kehendak Akta Syarikat 139A.

1. The Malaysian Association of The Institute of Chartered Secretaries and Administrators (MAICSA)

2. Malaysian Association of Company Secretaries

3. The Malaysian Bar - Peguam

4. The Malaysian Institute of Accountants (MIA) - Akauntan

5. Malaysian Association of Certified Public Accountants (MACPA) - Akauntan

6. The Sabah Law Association - Peguam

7. The Advocates' Association of Sarawak - Peguam

Pandangan saya, pihak Lembaga Pengarah pada kebiasaanya akan menilai dan membuat keputusan yang sewajarnya dalam melantik Setiausaha Syarikat, bersesuaian dengan kehendak dan matlamat mereka.

Di sini, saya cuba memberi PANDUAN sebaik mungkin dalam isu melantik Setiausaha Syarikat:

a. Disiplin. Pastikan mereka yang dilantik mempunyai displin dan etika kerja yang baik dan boleh dipercayai. Sebagai contoh, terdapat Setiausaha Syarikat tidak menjalankan tugas mereka dengan baik. Antara masalah sering dihadapi Syarikat seperti susah dihubungi, terlalu lambat mendapat maklum balas, dan yang paling teruk, ambil duit tapi kerja tak buat. Terdapat pula ada yang tak pernah kenal antara satu sama lain, asyik dapat bil sahaja selalu

b. Kemampuan. Telah menjadi trend ketika ini bagi pihak Syarikat mencari Setiausaha Syarikat yang boleh memberikan khidmat nasihat secara efektif bagi dari segi peraturan dan prosedur Akta Syarikat dan lain-lain bahagian. Kebanyakkan Syarikat mencari Setiausaha yang juga boleh menasihatkan mereka dari sudut PERCUKAIAN, PERAKAUNAN dan PENGAUDITAN.

Sebagai contoh, pihak Syarikat akan menjadi lebih "prihatin" bila perniagaan mereka memperolehi untung perniagaan yang besar. Sudah tentu Cukai yang akan dikenakan tinggi. Kebanyakkan mereka akan berusaha mencari jalan dalam memaksimakan keuntungan tapi pada masa yang sama, cuba mengurangkan CUKAI sebaik mungkin. Cukai ini termasuklah Cukai Individu dan juga Cukai Syarikat. Oleh yang demikian, carilah Setiausaha Syarikat yang kita yakin mampu memberikan khidmat nasihat dalam pelbagai bidang.

c. Yuran. Adakah nilai yang dibayar tersebut berbaloi dengan tugas yang diberikan. Pada ketika ini , kebanyakkan pihak Setiausaha Syarikat berlumba-lumba untuk menaikkan Yuran Setiausaha mereka. Antara faktor yang paling utama adalah kos yang telah meningkat. Dahulu,  terdapat sesetengah Setiausaha Syarikat tidak perlu untuk pergi kursus tapi kini tidak. Pihak SSM contohnya, telah menetapkan supaya mereka mengumpulkan mata (point) yang telah ditetapkan dengan menghadiri kursus-kursus. Ini sudah tentu kos bagi mereka.

d. Amanah. Terdapat juga Setiausaha yang mengenakan caj yang tidak berpatutan. Sebagai contoh dalam kes Kompaun dan Penalti. Terdapat antara mereka mengenakan kompaun yang berlebihan daripada asal. Katakan kompaun tersebut RM 1,000 dari SSM, ada yang meletakkan dam mark-up sehingga RM 2,500. Sepatutnya, ianya haruslah "back to back basis" iaitu sama seperti nilai asal. Di sini, cuba dapatkan surat kompaun atau Akta yang merujuk kepada perkara tersebut.

e. Tolak Ansur. Pada hakikatnya, bukan semua Syarikat boleh terus berjaya apabila ditubuhkan. Terdapat Syarikat yang masih belum aktif, ada juga yang belum stabil. Ini seterusnya mempengaruhi faktor kewangan Syarikat. Pada kebiasaanya, apabila Syarikat mengalami masalah kewangan, ada di antara mereka hanya mampu membayar bil-bil dari Setiausaha Syarikat setakat yang termampu. Disebabkan ini juga, terdapat Syarikat yang gagal untuk membuat Audit Tahunan.

Setiausaha Syarikat haruslah menasihatkan pihak Syarikat dalam isu-isu pematuhan seperti membuat Audit Tahunan dan juga Pelaporan Cukai Tahunan. Kalau boleh, bekerjasama dengan pihak Syarikat bagaimana pihak Syarikat berkemampuan untuk membuat Audit Tahunan dan Cukai. Mungkin mencadangkan dalam bentuk sistem ansuran atau kredit bagi tempoh bersesuaian. Jangan terlalu tamak hingga menyusahkan pihak Syarikat.

Pihak Setiausaha Syarikat juga haruslah memainkan peranan sebaik mungkin dalam mengelakkan kompaun dan penalti dari SSM atas kegagalan mengadakan Mesyuarat Agung dan menyerahsimpan Laporan Tahunan (Annual Return). Sekiranya kompaun telah dikenakan oleh pihak SSM, cuba dapat pengurangan sebaik mungkin.

Pastikan anda mendapat nilai yang berbaloi tehadap wang anda..

p/s: Harap ini membantu