September 28, 2010

SOAL JAWAB : PERANAN DAN TUGAS SETIAUSAHA SYARIKAT


Salam Tuan,

Quote:
1) Boleh tak senaraikan antara tugas-tugas seorang setiausaha syarikat? Bukannya apa, kadang-kadang saya rasa dalam dilema juga. Ada masa saya mintak tolong dari setiausaha syarikat, ada benda yang dia buat dan ada perkara yang dia tak nak buat. Sebagai contoh, ada baru-baru ini saya minta dia buat lesen kewangan, dia kata dah tak buat servis tu, kalau buat pun lepas sebulan. Boleh ke dia bertindak sedemikian sedangkan kita bayar servis dia monthly?
Saya cuba menerangkan.

Setiap Syarikat Sdn. Bhd. wajib untuk melantik Setiausaha Syarikat selaras dengan kehendak Akta Syarikat Seksyen 139. Begitu juga dengan Juruaudit, dah termaktub di dalam Akta.

Setiausaha Syarikat berfungsi sebagai Penasihat Syarikat berkaitan dengan Undang-undang Syarikat, Pematuhan dan Prosedur supaya pihak Syarikat mematuhi kehendak dan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan. Setiausaha Syarikat juga bertanggungjawab dalam memberi khidmat nasihat kepada Pengarah, Pemegang Saham dan Syarikat amnya.

Peranan dan Tanggungjawab Setiausaha pada kebiasaanya akan dinyatakan di dalam Letter of Engagement, iaitu surat perlantikkan Setiausaha Syarikat dengan pihak Syarikat. Di situ telah diterangkan bidang dan tugas-tugas Setiausaha tersebut. Antara perkara-perkara yang dinyatakan adalah Skop dan Tanggungjawab, Yuran Setiausaha dsb.

Untuk maklumat yang lebih lanjut mengenai Peranan dan Tanggungjawab Syarikat, encik boleh melayari website di bawah:

    atau di blog saya, antaranya (Bahasa Melayu)

Mengenai Setiausaha Syarikat Tuan, mungkin beliau tidak menawarkan perkhidmatan pendaftaran kewangan. Pendafaftaran MOF ini adalah satu bidang kerja yang lain dan bukan semua Setiausaha menawarkan perkhidmatan ini. Pandangan saya,Tuan boleh mencari mereka yang boleh membuat pendaftaran MOF ini.

Quote:
2) Apabila kita minta dokumen dari SU syarikat, adakah kita perlu bayar asing caj mendapatkan dokumen itu atau sudah termasuk dalam monthly charge. Saya ada juga minta dokumen untuk buat loan, kadang-kadang beberapa salinan. Adakah perlu saya bayar?


Untuk makluman, dokumen-dokumen dan kerja-kerja lain akan dicaj berasingan. Yuran Setiausaha yang kita bayar tu hanyalah semata-mata yuran sahaja iaitu Upah kerana menjadi Setiausaha Syarikat kita. Selagi kita mempunyai Setiausaha Syarikat, selagi itulah kita akan membayar yuran tersebut. Maaf, memang telah menjadi peraturannya, tiada pengecualian.


Di dalam dunia yang nyata, Setiausaha Syarikat ini adalah golongan yang profesional dan terlatih. Oleh yang demikian, apabila Syarikat melantik Setiausaha Syarikat, maka upah atau Yuran Setiausaha akan dikenakan. Tiada di antara mereka yang sanggup menjadi Penasihat Syarikat secara percuma. Begitu juga kalau Syarikat melantik Juruaudit Syarikat. Pihak Syarikat wajib membayar tugas yang mereka telah lakukan. Cuma bezanya, tugas Juruaudit ini hanyalah setahun sekali sahaja.

Di dalam Akta juga telah menerangkan bahawa Setiausaha Syarikat adalah merupakan salah seorang Pegawai di dalam Syarikat dan mereka juga boleh dikenakan tindakan oleh SSM ke atas kesalahan yang dilakukan seperti tidak menjalankan tugas yang sempurna selaras kehendak Akta Syarikat.

Quote:
3) Adakah kita boleh call bila-bila masa SU syarikat ini dan dia pula perlu menjawab setiap call atau SMS kita? Banyak kali call tak dapat dan SMS pun tak reply.
Secara teknikal, kita boleh berhubung dan bekerjasama dengan Setiausaha Syarikat pada waktu dan masa yang telah ditetapkan. Ini boleh dirujuk di dalam Borang 44 iaitu Borang Pendaftaran Alamat Syarikat. Di dalam Borang ini telah dinyatakan juga waktu dan masa pejabat berdaftar dibuka dan ditutup.

Tentang call dan sms tak jawab tu, maaf saya tak boleh komen. Pandangan saya, cuba berbincang secara baik dengan Setiausaha Syarikat Tuan, cara terbaik bagi menyelesaikan perkara tersebut. In syaa Allah, ok.

Quote:
4) Jika masalah di atas itu sebenarnya kelemahan SU syarikat yang dilantik, bagaimana cara nak menukar SU syarikat kepada SU syarikat lain yang boleh diharap? Apa prosedurnya? Untuk makluman, saya baru menggunakan khidmat mereka dalam 4 bulan.
Pihak Lembaga Pengarah mempunyai kuasa dan kata putus untuk melantik dan memecat Setiausaha Syarikat. Ini termasuk juga dengan Juruaudit dan juga Agen Cukai Syarikat.

Dari segi undang-undang, pihak Syarikat perlu mengadakan Mesyuarat bagi pemecatan Setiausaha dan melantik Setiausaha yang baru. Surat Pemecatan tersebut hendaklah diserahkan kepada Setiausaha Syarikat lama. Bagi pihak Setiausaha Syarikat baru pula, apabila menerima Surat Perlantikan, beliau perlu membuat "Profesional Clearance" dengan menghantar surat kepada Setiausaha Syarikat yang lama.

Bahasa mudah, Tuan hanya perlu berjumpa Setiausaha Syarikat yang baru. Beliau akan menguruskan semua perkara-perkara yang berkaitan. Cukup mudah, cuma perlu diingatkan, apabila kita hendak menukar Setiausaha Syarikat, pastikan tiada amaun terhutang lagi dengan mereka sebab ianya akan merumitkan lagi proses pemindahan.

Quote:
5) Ada kenalan saya menggunakan khidmat lawyer sebagai SU syarikat, apa PRO's and CON's? Terima kasih En Radzi.
Akta Syarikat telah menetapkan hanya mereka di bawah sahaja yang boleh bertindak menjadi Setiausaha Syarikat, selaras dengan kehendak Akta Syarikat 139A.

1. The Malaysian Association of The Institute of Chartered Secretaries and Administrators (MAICSA)
2. Malaysian Association of Company Secretaries
3. The Malaysian Bar - Peguam
4. The Malaysian Institute of Accountants (MIA) - Akauntan
5. Malaysian Association of Certified Public Accountants (MACPA) - Akauntan
6. The Sabah Law Association - Peguam
7. The Advocates' Association of Sarawak - Peguam

Pandangan saya, pihak Lembaga Pengarah pada kebiasaanya akan menilai dan membuat keputusan yang sewajarnya dalam melantik Setiausaha Syarikat, bersesuaian dengan kehendak dan matlamat mereka.

Di sini, saya cuba memberi PANDUAN sebaik mungkin dalam isu melantik Setiausaha Syarikat:

a. Disiplin. Pastikan mereka yang dilantik mempunyai displin dan etika kerja yang baik dan boleh dipercayai. Sebagai contoh, terdapat Setiausaha Syarikat tidak menjalankan tugas mereka dengan baik. Antara masalah sering dihadapi Syarikat seperti susah dihubungi, terlalu lambat mendapat maklum balas, dan yang paling teruk, ambil duit tapi kerja tak buat. Terdapat pula ada yang tak pernah kenal antara satu sama lain, asyik dapat bil sahaja selalu

b. Kemampuan. Telah menjadi trend ketika ini bagi pihak Syarikat mencari Setiausaha Syarikat yang boleh memberikan khidmat nasihat secara efektif bagi dari segi peraturan dan prosedur Akta Syarikat dan lain-lain bahagian. Kebanyakkan Syarikat mencari Setiausaha yang juga boleh menasihatkan mereka dari sudut PERCUKAIAN, PERAKAUNAN dan PENGAUDITAN.

Sebagai contoh, pihak Syarikat akan menjadi lebih "prihatin" bila perniagaan mereka memperolehi untung perniagaan yang besar. Sudah tentu Cukai yang akan dikenakan tinggi. Kebanyakkan mereka akan berusaha mencari jalan dalam memaksimakan keuntungan tapi pada masa yang sama, cuba mengurangkan CUKAI sebaik mungkin. Cukai ini termasuklah Cukai Individu dan juga Cukai Syarikat. Oleh yang demikian, carilah Setiausaha Syarikat yang kita yakin mampu memberikan khidmat nasihat dalam pelbagai bidang.

c. Yuran. Adakah nilai yang dibayar tersebut berbaloi dengan tugas yang diberikan. Pada ketika ini , kebanyakkan pihak Setiausaha Syarikat berlumba-lumba untuk menaikkan Yuran Setiausaha mereka. Antara faktor yang paling utama adalah kos yang telah meningkat. Dahulu,  terdapat sesetengah Setiausaha Syarikat tidak perlu untuk pergi kursus tapi kini tidak. Pihak SSM contohnya, telah menetapkan supaya mereka mengumpulkan mata (point) yang telah ditetapkan dengan menghadiri kursus-kursus. Ini sudah tentu kos bagi mereka.

d. Amanah. Terdapat juga Setiausaha yang mengenakan caj yang tidak berpatutan. Sebagai contoh dalam kes Kompaun dan Penalti. Terdapat antara mereka mengenakan kompaun yang berlebihan daripada asal. Katakan kompaun tersebut RM 1,000 dari SSM, ada yang meletakkan dam mark-up sehingga RM 2,500. Sepatutnya, ianya haruslah "back to back basis" iaitu sama seperti nilai asal. Di sini, cuba dapatkan surat kompaun atau Akta yang merujuk kepada perkara tersebut.

e. Tolak Ansur. Pada hakikatnya, bukan semua Syarikat boleh terus berjaya apabila ditubuhkan. Terdapat Syarikat yang masih belum aktif, ada juga yang belum stabil. Ini seterusnya mempengaruhi faktor kewangan Syarikat. Pada kebiasaanya, apabila Syarikat mengalami masalah kewangan, ada di antara mereka hanya mampu membayar bil-bil dari Setiausaha Syarikat setakat yang termampu. Disebabkan ini juga, terdapat Syarikat yang gagal untuk membuat Audit Tahunan.

Setiausaha Syarikat haruslah menasihatkan pihak Syarikat dalam isu-isu pematuhan seperti membuat Audit Tahunan dan juga Pelaporan Cukai Tahunan. Kalau boleh, bekerjasama dengan pihak Syarikat bagaimana pihak Syarikat berkemampuan untuk membuat Audit Tahunan dan Cukai. Mungkin mencadangkan dalam bentuk sistem ansuran atau kredit bagi tempoh bersesuaian. Jangan terlalu tamak hingga menyusahkan pihak Syarikat.

Pihak Setiausaha Syarikat juga haruslah memainkan peranan sebaik mungkin dalam mengelakkan kompaun dan penalti dari SSM atas kegagalan mengadakan Mesyuarat Agung dan menyerahsimpan Laporan Tahunan (Annual Return). Sekiranya kompaun telah dikenakan oleh pihak SSM, cuba dapat pengurangan sebaik mungkin.

Pastikan anda mendapat nilai yang berbaloi tehadap wang anda..

p/s: Harap ini membantu

September 2, 2010

SOAL JAWAB : SYARIKAT DAN PEKARA BERKAITAN



Salam Saudara Radzi,

Web Blog Anda telah sedikit sebanyak membantu saya mendalami ilmu pensyarikatan. Terima Kasih.

Senario: Saya dan 2 rakan kongsi lain telah menjalankan perniagaan servis grafik selama 4 tahun secara 'perkongsian'. Saya rasa sudah sampai masanya untuk saya bergerak ke arah 'sdn bhd'



Soalan saya:
  1. Selain dari 'limited liability' apakah faedah lain untuk saya bertukar dari 'perkongsian' kepada 'sdn bhd'?
  2. Adakah Modal berbayar RM100,000 bermaksud kami bertiga kena ada duit sebanyak itu dalam penyata akaun bank kami? Saya betul2 kurang faham tentang 'duit fizikal' yang perlu ada (SSM nak tengok dsb) dan juga modal yang telah kami laburkan semenjak 4 tahun beroperasi ini?
  3. Bolehkah share dibahagikan 3. e.g. 33.33% setiap pemegang saham?
  4. Adakah dibolehkan AGM hanya dengan 3 orang ahli dan memlih salah seorang menjadi CBOD?
Kekalkan usaha murni anda membimbing lebih ramai usahawan yang cetek ilmu seperti saya ini. Terima Kasih.

Ikhlas,

JAWAPAN:

Salam Tuan.


1. Antara faedah lain Syarikat Sdn. Bhd.

a. Cukai ... Kadar cukai Sdn. Bhd. ... apabila melebihi RM200,000 Pendapatan Bercukai ... adalah lebih baik daripada Milikan Tunggal (Enterprise) dan juga Perkongsian. Syk akan dapat berjimat dengan kadar cukai yg rendah berbanding entiti lain.
b. Dividen ... hanya boleh dikeluarkan kepada Pemegang Saham sahaja. Pemegang Saham akan menikmati Dividen ... tanpa membayar cukai lagi (Free of Tax) ... maksudnya penerima tidak akan dikenakan cukai. Syarat dan terma harus dipenuhi.
c. Kemudahan ... Pinjaman, Facilities OD, LC and TR .... akan lebih diutamakan kepada perniagaan Syarikat Sdn. Bhd.
d. Modal ...boleh meningkatkan saham secara peningkatan modal.. ianya adalah lebih selamat kerana ianya melalui SAHAM ... berbanding yg lain ... hanya dalam bentuk rekod sahaja. Sebagai contoh Saham Keutamaan ... saham yg biasa digunakan bagi penanam modal. Syarikat Sdn. Bhd sahaja yg boleh melakukan.
e. Boleh jual Syarikat ...pada masa akan datang ... ianya akan amat bernilai ... dan boleh dipindah milik secara selamat. Keuntungan atas jualan saham juga tak dikenakan cukai. Syarikat yg lama mempunyai Goodwill yg tersendiri.
f. Sifat Syarikat Sdn. Bhd. ...sifatnya adalah Kekal Abadi ... sepanjang hayat .. berbanding Perkongsian ... sebarang perubahan pekongsi ... akan menyebabkan perjanjian perkongsian diubah. Milikan Tunggal ... bergantung kepada umur pemilik ... ianya secara tersendiri akan terbubar apabila pemiliknya meninggal dunia.
g. Urusan Rasmi ... Syarikat Sdn. Bhd. ... boleh mewakilkan Agen .. seperti Agen Cukai, Setiausaha Syarikat dsb ... bagi menjalan urusan bagi pihak Syarikat. Ini tak boleh bagi Perkongsian dan Milikan Tunggal. Sebagai contoh perubahan aktiviti perniagaan atau alamat perniagaan ... kesemua rakan kongsi perlu hadir bagi mengesahkan perubahan diatas. ... payah bukan? dsb...
h. SOCSO ... hanya melindungi pekerja sahaja ... dan bukan Pemilik atau Rakan Kongsi ... tapi Syarikat Sdn. Bhd. ... para Pengarah kesemuanya dilindungi oleh SOCSO.

2. Modal RM100,000 ... secara Akta ... YA. Namun terdapat cara bagi meyelesaikan masalah ini. Adalah dinasihatkan supaya meningkatkan Modal Saham secara berperingkat. Sekiranya terdapat Modal yang ingin dimasukkan, perlulah dimaklumkan kepada Setiausaha Syarikat agar urusan kenaikkan saham tersebut dapat dilakukan dengan cara teratur. Modal Saham boleh ditingkat melalui secara TUNAI (CASH) atau BUKAN TUNAI (NON CASH). BUKAN TUNAI merujuk kepada selain daripada Tunai seperti Kenderaan, Bangunan, Stok Barang dan lain-lain yg boleh dinilaikan secara rasional dan bersesuaian.

3. Kadar 33.33% ... tak boleh ... sebab saham yg ditawarkan pada peringkat permulaan adalah pada nilai par iaitu RM1 sesaham. Gunakan angka genap dalam pembahagian Saham.

4. Boleh memilih dari salah seorang BOD.

Harap ini membantu.

RADZI
CA(M)
Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...